Título/nombre de la tarea: Documentalistas

- Departamento: Administración y Secretaría General

- Coordinador responsable: José Hernández

- Contacto: José Hernández y José Luis Trimiño

- Número de voluntarios necesarios: 2

- Descripción de las responsabilidades:

a) De manera permanente:
Iniciativa, coordinación, elaboración de propuestas (de normas, procedimientos,
criterios y guías) y seguimiento de las cuestiones generales relativas a la
documentación de Esf, tanto electrónica (servidor en Google Drive) como en papel.
Guía, apoyo y coordinación con las diferentes áreas de Esf en cuestiones
relativas a la documentación.
Recapitulación y mantenimiento al día de los procedimientos y manuales
internos a Esf.
Gestión de los “documentos relevantes”.
Difusión de buenas prácticas en materia de documentación, archivo y custodia.

b) En una primera etapa:
Continuación y finalización de un marco general sobre contenido, estructura y 1
uso del servidor de Esf (en Google drive). Este marco se refiere:
.Tanto a la documentación en el servidor: Tipos de documentos a archivar;
Organización y denominación de carpetas; Acceso público/restringido; Guías de
contenidos; Documentación relevante.
.Como a la documentación física: Reglas sobre archivo y custodia;
Procedimientos de archivo y uso de documentos; Relación de documentos.

c) Progresivamente:
Recuperación de deficiencias y lagunas importantes en la documentación
existente.

- Requerimientos del puesto:

1 Este marco comenzó a elaborarse en julio de 2016, pero quedó en suspenso en
noviembre de 2016, por indisponibilidad de los anteriores voluntarios documentalistas

Área de Voluntariado

Rigor y sentido del orden.
Buen manejo de herramientas informáticas.
Orientación a los usuarios.
Facilidad de interacción con diferentes personas.
Tiempo de dedicación: media: 10h/semana; variable.
Al menos uno de los documentalistas: buen conocimiento de la organización y
funcionamiento de Esf.

- Formación necesaria:

Buenos conocimientos de almacenamiento informático; en particular,
conocimiento de Google Drive.
Al menos uno de los documentalistas:
conocimientos de gestión de documentos.
experiencia en gestión de documentos.
Dependencia funcional de Administración; mucha relación con Secretaría
General; contactos frecuentes con otras áreas.
Buena parte del trabajo se puede hacer a distancia, con ordenador propio del
voluntario.
Presencia en la oficina: mínimo 2h/semana.

Panoramica Africa 1