Adjuntos, un sistema para preservar conocimiento

Por Mariano Molina

Esf lleva más de un año ensayando el nombramiento de adjuntos a aquellas posiciones de voluntarios que se consideran críticas para la organización. Es una manera de garantizar que la experiencia asociada no se pierde si el responsable abandona la organización o no puede desarrollar sus funciones. En paralelo a la identificación de estos puestos, se ha llevado también a cabo un estudio, coordinado con los responsables de todas la Áreas, para conocer cuáles son las necesidades de voluntarios que pudieran reforzar la organización en las tareas encomendadas y en aquellas otras previstas en el Plan Estratégico 2022-2026.

Esta iniciativa está encuadrada en las tareas del Grupo de Trabajo de Recursos para Programas, que fue creado a propuesta del mencionado Plan Estratégico, y ha estado liderada por el Área de Voluntariado. El Grupo se constituyó en marzo de 2023 y hasta la fecha ha emitido dos informes. Su metodología se basa en analizar la estructura organizativa y los procesos de Esf, para identificar las posiciones esenciales según su criticidad, definir las necesidades de apoyo y sucesión según la disponibilidad de voluntarios internos o externos y definir, también, un plan de apoyo y eventualmente de sucesión.

El primer paso para identificar los puestos esenciales ha consistido en llevar a cabo, mediante entrevistas con los responsables de las Áreas, un exhaustivo análisis de la estructura organizativa de Esf, examinando cada una de ellas y sus divisiones más pequeñas, para comprender su función, responsabilidades actuales y futuras y su contribución al logro de los objetivos. En segundo lugar, se han considerado los elementos que ayudan a definir la criticidad de un puesto. En el paso siguiente, para la evaluación del desempeño y el potencial, las áreas han evaluado tanto la situación actual como las perspectivas futuras según los criterios de criticidad, así como el potencial de los voluntarios de Esf, preferentemente dentro de cada equipo de trabajo. En base a la información recopilada, cada área ha propuesto para las posiciones esenciales el nombramiento del adjunto correspondiente a fin de disminuir la criticidad de la posición.

A estas fechas, casi finales de 2024, se han nombrado 6 adjuntos correspondientes a los puestos de Financiación, Página web y Comunicación interna, apoyo a Coordinación de proyectos, África del Oeste, Proyectos en España y Sostenibilidad. Como se aprecia es un paso muy importante, aunque quedan todavía algunas posiciones esenciales por complementar: América Central, África Central y Área Técnica, Grupo de Género y Planes Estratégicos. Respecto a la necesidad de reforzamiento con voluntarios, los Informes emitidos apuntan a una cifra de 11 nuevas personas, de los cuales 6 ya han sido incorporados. La búsqueda de nuevos voluntarios continúa y es razonable pensar que en 2025 todas estas posiciones hayan sido completadas.